【仕事】引継するときに発生する3つの問題点とその対策

おはようございます、masa（＠ masa）です！

僕は3月末で今の職場を離れ（正確には出向が終わる）、違う職場へ行く（正確には元の職場へ戻る）ことになっています。

僕の後任の方への引継ぎは今日から始まります。

引継に当たってお互いの時間と労力のために「引継」についてまとめてみました。

参考とした3つの声

引継をするときに気を付けることは何か？を考えるときに3種類の声を引用しました。

1つ目の声が自分。自分が引継を受けた時、受ける時にどう感じたかを参考にしました。

2つ目に周りの人。今日、よく行く飲み屋のマスター2人に引継するときに気をつけることは何か？を聞いてみました。

3つ目がインターネットの記事。Googleで検索して3記事目を通して、一つ目と二つ目にはなかった視点があったので、それを書いてみようと思います。

ただし、インターネットに書かれていることはほとんど一つ目と二つ目で網羅されていたので、「大事なことはみんなほとんど共通認識を持っている」ということでしょう。

引継するときの問題点は3つしかない

引継するときに発生する問題は「引継資料が分かりづらい。」、「引継資料に漏れがあった」、「引継資料がなかった。」の3つしかないと言っていいレベルにあることが分かりました。

これは130人の方の回答を元にしているので十分な母数によるデータなので、信頼度がかなり高いと言えます。

それぞれの問題点についての対策を書いていきたいと思います。

引用元：

【異動・転勤の方必見！】デキる社会人のスマートな引き継ぎポイント４つ - リクナビNEXTジャーナル（回答数130人）

1.引継資料が分かりづらい

個人的に分かりづらいと感じる資料の特徴を羅列しようと思います。

• 見づらい。見づらいと分かろうとする努力が削がれるので見やすい資料にする。
• 主語がない。先頭に来るべき主語が不明確だとそれ以後の文章がいくらまとまっていても主語を補完する作業が必要になるので、主語を明確にする。
• 客観的でない。知っていること、理解していることに個人差があることに配慮し、客観的に誰でもわかるような文章を心がける。
• 難しい表現が多い。新しいことを学ぶときは労力が発生するので、難しい表現は避け、誰にでもわかる平易な表現とし、労力の最小化を心がける。

これらを避けるようにしておけば「分かりづらい」が解消されるように思います。

2.引継資料に漏れがあった

勝手ながら、意見の補完をしたいと思います。

これは正しくは引継資料に「漏れてはいけない点の」漏れがあったであると思います。

些細なことは後付けでいいと思いますが、漏れてはいけない点で意外と漏れがあったためこの意見が上位に来たと推測します。

これの対策は引継事項を体系的にまとめることで伝えるべき大枠をカバーすることだと思います。

体系的にまとめるとは、中心的な要素が何かを示し、そこから順序立てて解説し、それぞれの関係性を明らかにするという意味です。

体系的にまとめようとすると中心的な要素の抽出が必須になるため漏れてはいけない点の漏れは格段に減少するでしょう。

3.引継資料がなかった

これは論外ですね。口頭に頼るということは「相手の記憶」に依存するということになります。相手の記憶というのは自分から確認できず、お互いの共通認識が持てません。

また、記憶は文章に比べると再現性が極めて低いのも問題です。

文章の再現性は100%ですが、記憶の再現性は100%ではありません。記憶の再現性は個人の能力や状態に依存する面がありますが、文章は完全です。

文章化しておくと相手も相手のタイミングで自由に確認できますし、相手から自分が確認を受ける量も減るのでお互いの為に文章化すべきでしょう。

周りの人の声

マスター2人の意見を聞きましたが、引継資料の作成が大事と言っていました。

やはり口頭で理解できる量に個人差があることや口頭で伝えたつもりになっていても伝わっていないケースが往々にしてあることが要因のように思います。

+αとして、

• 一度で引継ぐことには限度があるから段階的に引き継ぐ。
• 付随する情報をつけ足しておく。取引先担当者の特徴など。

という意見をいただきました。

自分の声

僕が個人的に考えたことは次の通りです。

• 相手の理解度を確認するため伝えたことを言い方を変えて復唱してもらう
• 自分の性質・性格をあらかじめ伝えて、相手が対策をとれるようにしておく
• 引継時に上記のデータを伝え、その都度その問題点を解決しているか確認してもらうような体制とする

インターネットの声

インターネットでは次のことを紹介していました。

• マインドマップを作成し、優先順位の明確化。図にすることで相手が理解しやすいように情報をすっきりさせておく

• 引継時間の確認。残された引継時間から逆算してどの情報をどの程度、どんな順番で引き継いでいくかの計画を立てる。

おわりに

自分、周りの人、インターネットを参考に「引継」について体系的にまとめてみました。何事もそうですが、事前準備をしてどうすることが成功確率が高いかを検討して臨むほうが時間も労力も少なくてすむように感じています。

そのために、自分のために一通りの意見を聞き、方法論をまとめたつもりです。

今日から実践となるのでどうなるか少し楽しみでもあります。

引継をできる機会も多くはないので経験値をちゃんとゲットしたいと思います！